Hoe wereldwijde conferenties technologie gebruiken om in bedrijf te blijven

Hoe wereldwijde conferenties technologie gebruiken om in bedrijf te blijven

Door David Silverberg
Zakelijke verslaggever

Gepubliceerd1 dag geledenDelencloseDeel paginaKopieer linkOver delenGerelateerde onderwerpenCoronavirus pandemie afbeelding copyrightThomas Caponeafbeelding bijschriftThomas Capone geregistreerd voor online conferenties tijdens de pandemie

Thomas Capone gaat graag naar conferenties waar hij andere technisch onderlegde ondernemers persoonlijk kan ontmoeten.

De baas van de New York Distance Learning Association maakt altijd gebruik van de mogelijkheid om zijn netwerk van contacten uit te breiden.

“Om je te binden met andere mensen in je ruimte, dat is altijd geweldig”, zegt hij. “Conferenties zijn een rijke omgeving om met mensen in contact te komen.”

Maar toen de lockdowns in 2020 over de hele wereld golfden, werden conferenties, beurzen en congressen gedwongen hun fysieke evenementen stop te zetten en ofwel volledig te annuleren of een online versie aan te bieden waar aanwezigen lezingen en paneldiscussies konden bekijken.

Dus meldde de heer Capone zich aan voor Collision at Home, een online format van de populaire technologie- en startup-conferentie Collision, die hij eerder persoonlijk had bijgewoond in New Orleans.

image copyrightThomas Caponeimage captionCollision at Home’s sessies werden op afstand bekeken door meer dan 10.000 mensen

En hij vond enkele positieve punten. Met de videostreamingversie zegt hij dat hij het leuk vond om “gearchiveerde talks te bekijken omdat er zoveel gelijktijdige sessies plaatsvinden en ik niet overal kan zijn, zelfs niet online.”

Conferenties zoals Collision – die al lang gespecialiseerde software gebruikten om de fysieke evenementen aan te vullen – konden tijdens de pandemie volledig online gaan om het momentum van hun jaarlijkse evenementen te behouden. Nu zijn veel van die evenementen van plan om terug te keren naar hun fysieke ruimtes.

Maar dankzij digitale innovatie heeft de sector zich kunnen aanpassen – en hybride conferenties, met zowel persoonlijke als online opties, zouden binnenkort de norm kunnen worden.

De Collision at Home 2021-conferentie werd bijgewoond door meer dan 10.000 mensen, zegt chief executive Paddy Cosgrave, wiens andere conferenties de in Lissabon gevestigde Web Summit en RISE omvatten, die in maart 2022 in Kuala Lumpur zullen plaatsvinden.

image copyrightCollision at Homeimage captionPaddy Cosgrave’s team heeft een app ontwikkeld om conferentiedeelnemers en sprekers met elkaar te verbinden

“We weten dat het doel van conferenties is om elkaar te ontmoeten”, zegt Cosgrave, “daarom wilden we software maken om die hoogwaardige interacties mogelijk te maken.”

Zijn team ontwikkelde een app genaamd Mingle die een algoritme gebruikt om deelnemers aan elkaar te koppelen in snelle netwerksessies van drie minuten, of met sprekers variërend van acteur en ondernemer Seth Rogen tot Microsoft-president Brad Smith.

“Dit fungeert als een brug terug naar de realiteit”, zegt Cosgrave.

De volgende botsing is in juni 2022 in Toronto en de heer Cosgrave zegt dat het “volledig persoonlijk” zal zijn.

Maar als ze terugkeren naar persoonlijke evenementen, zegt hij dat ze deze software zullen blijven gebruiken “om netwerken in onze apps voorafgaand aan het evenement te vergemakkelijken, waardoor deelnemers vergaderingen en verbindingen kunnen organiseren voordat ze in Toronto landen”.

image copyrightHeather Lishmanimage captionHeather Lishman zegt dat virtuele evenementen afgevaardigden kunnen aantrekken die normaal niet persoonlijk aanwezig kunnen zijn

In het VK zegt Heather Lishman, verenigingsdirecteur van de Association of British Professional Conference Organizers (Abpco), dat Covid de manier waarop evenementen werden georganiseerd “fundamenteel veranderde”.

De leden van Abpco werken voor verenigingen en liefdadigheidsinstellingen zonder winstoogmerk, waaronder Macmillan Cancer Support en het Royal College of Physicians.

Mevrouw Lishman zegt: “De virtuele arena heeft goed gewerkt om ervoor te zorgen dat het onderwijs doorgaat, onderzoek wordt gedeeld en heeft in veel gevallen een groter bereik van afgevaardigden aangetrokken die normaal niet persoonlijk aanwezig konden zijn, waardoor het inkomen en het delen van kennis toenemen.”

Ze voegt er echter aan toe: “Er zijn enkele elementen die afgevaardigden missen, met name rond het netwerken en de serendipiteit van diepere gesprekken met andere aanwezigen.

“Het was ook een grotere uitdaging voor sponsors en exposanten om de betrokkenheid te bereiken die ze normaal gesproken zouden hebben ervaren.”

image copyrightWilliam Reedimage captionAndrew Reed zegt dat het “moeilijk kan zijn om een ​​effectieve relatie te vormen” online

De Food and Drink Expo en haar zusterconferenties, waaronder Farm Shop en Deli en National Convenience Show, waren van plan om deze maand terug te keren naar NEC Birmingham, waar meer dan 30.000 food retailers en kopers welkom waren.

Andrew Reed, directeur van Exhibitions bij William Reed, het bedrijf dat verantwoordelijk is voor de evenementen, zegt dat ze hebben gekeken naar overheidsgegevens over Covid-gevallen en naar hoe de uitrol van vaccins in het VK vorderde, voordat ze doorgingen.

Geplande aanpassingen omvatten ontsmettingsstations in de tentoonstellingshal en bredere gangpaden om meer fysieke afstand mogelijk te maken.

Maar begin juni stelde het de shows uit tot 2022 nadat de gemeenteraad van Birmingham had geadviseerd dat er “minimaal reizen in en uit Birmingham” moest zijn.

“Als gevolg hiervan zouden de exposanten nergens kunnen verblijven, waardoor het onmogelijk is om de show te leiden”, zegt de heer Reed.

Hij omschrijft de teleurstelling van de exposanten als ‘voelbaar’.

En hij voegt eraan toe: “We zijn erg teleurgesteld omdat we de Low2No Beverage Show op 9 en 10 juni in Londen hebben gehouden, waarbij we ons aan alle beperkingen hebben gehouden die door de overheid zijn ingesteld.”

image copyrightWilliam Reedimage captionDe volgende Food and Drink Expo zal plaatsvinden in Birmingham in 2022

Tijdens de pandemie hield William Reed meer dan 100 conferenties en awards online in plaats van ze persoonlijk te hosten. Het is van plan om in de toekomst hybride evenementen te organiseren, hoewel het online-element niet noodzakelijkerwijs tegelijkertijd met het live-evenement zal plaatsvinden.

De heer Reed zegt dat het “ophalen” van online groter is geweest vanwege de pandemie, en dat het de voordelen heeft om meer mensen te bereiken in combinatie met een “aanzienlijk verminderde” milieu-impact door te reizen.

Maar hij wijst erop dat het moeilijk kan zijn om online een effectieve relatie op te bouwen “als je iemand niet echt in de ogen kunt kijken, en op beurzen draait het allemaal om het opbouwen van relaties”.

image copyrightFour Seasonsimage captionFour Seasons is van plan in de toekomst zowel persoonlijke als online conferenties aan te bieden

Bij Four Seasons Hotels and Resorts was 70% van de vastgoedportefeuille gesloten op het hoogtepunt van de pandemie in 2020, volgens Ben Trodd, senior vice-president voor verkoop en hotelmarketing.

Sindsdien is de vraag naar zijn vergaderzalen explosief gestegen.

“Het merk Four Seasons wordt met veel vertrouwen bekeken en dat stelt ons in staat om aan onze bezoekers te communiceren hoe we ervoor kunnen zorgen dat ze zich in een veilige omgeving bevinden”, zegt de heer Trodd.

Maar voor degenen die nog steeds op hun hoede zijn voor persoonlijke evenementen, blijft Four Seasons hybride vergaderingen aanbieden, waarmee organisatoren van conferenties keynote-adressen of panelgesprekken in een vergaderruimte kunnen houden en hun evenementen voor een breder publiek kunnen uitzenden.

afbeelding copyrightAriel Waldmanafbeelding bijschriftVeteraan conferentiespreker Ariel Waldman moest haar TED-talk opnemen in 2020

Niet alleen deelnemers en organisatoren hebben bedenkingen bij het niet persoonlijk ontmoeten van mensen.

Sprekers op populaire evenementen zoals TED Talks moesten zich ook aanpassen toen Covid de golf van opgenomen presentaties dwong.

Ariel Waldman, een NASA-adviseur en Antarctische ontdekkingsreiziger, wordt jaarlijks uitgenodigd voor 15-25 evenementen om haar werk te bespreken, maar in 2020 moest ze haar TED Talk opnemen.

Door de ervaring kon haar gesprek meer mensen bereiken, maar ze zegt dat het de energie van een persoonlijk evenement miste.

“Ik ben blij met hoe het is verlopen, maar ik kreeg niet die onmiddellijke waardering van een publiek – ik had niet van die momenten waarop mensen naar me toe kwamen om te zeggen hoeveel ze van mijn toespraak hielden.”

New Tech Economy is een serie die onderzoekt hoe technologische innovatie het nieuwe opkomende economische landschap vorm zal geven.

Ondanks het feit dat virtuele conferenties de evenementenindustrie in staat stelden om door te gaan, zullen fysieke borrels niet verdwijnen, .

Heather Lishman van Abpco zegt dat de industrie “in beweging is”.

“Sommige evenementen zijn al volledig persoonlijk gepland, andere kiezen voor een gemengde aanpak. Het hangt sterk af van de houding ten opzichte van risico’s en of de conferentie nationaal of internationaal is.

“Er zal niet één oplossing voor iedereen zijn, het zal per evenement heel erg maatwerk zijn.”

Terug in New York zegt Thomas Capone van de Distance Learning Association dat de toekomst van vergaderingen en evenementen hybride zal zijn: “Je kunt de kracht van een handdruk of een knuffel niet vervangen. Er is gewoon iets met menselijke aanraking dat in ons DNA zit.

“Na de Covid-lockdown, wat was het eerste dat je deed met een vriend of familielid? Geef ze een knuffel.

“Mensen snakken naar aanraking, dat krijg je niet van een 100% virtuele ervaring.”

.