‘Verwoeste’ congresorganisatoren veranderen van koers

‘Ik ben er kapot van’, zegt Mike Walker, algemeen directeur van MGN Events.

Het bedrijf ging in een paar weken tijd van miljoenen euro’s naar bijna nul, vanwege lockdowns.

“Meer dan tien jaar hard werken om het bedrijf uit het niets op te bouwen, elk jaar opnieuw te investeren voor groei, binnen een paar weken wreed weggenomen, zonder duidelijk te maken wanneer de industrie weer kan beginnen”, zegt Walker.

Duizenden anderen in de evenementenbranche zullen met dezelfde onzekerheid worden geconfronteerd. De pandemie heeft een enorme sector volledig vernietigd en veel bedrijven worstelen om te overleven. Volgens een rapport uit 2018 zijn zakelijke evenementen alleen al een bedrijfstak van $ 1,5 biljoen (£ 1,2 miljard) wereldwijd.

Dat is zonder rekening te houden met het enorme aantal consumentenevenementen, tentoonstellingen, ervaringen en bruiloften.

Al deze evenementen zijn afhankelijk van mensen die persoonlijk komen opdagen, en dat is momenteel niet mogelijk met sommige locaties gesloten of met een beperkte capaciteit, en met reisbeperkingen – om nog maar te zwijgen van verschillende andere veiligheidsmaatregelen die op de locatie zelf vereist zijn.

‘Zelfs als je een evenement op een grotere locatie organiseert, als je afgevaardigden hebt die binnenvliegen en in het hotel verblijven, en één persoon positief test op Covid-19, dan krijg je een telefoontje van het hotel dat je vertelt dat ze’ We zullen de zaal grondig moeten schoonmaken en sluiten ‘, zegt Steve Parrott, medeoprichter van Alternative Events.

Media-onderschrift ‘We hebben een datum nodig om opnieuw op te starten, zodat we onze medewerkers kunnen redden’

Dat soort scenario is waarom bedrijven gedwongen worden om technologie als alternatief te beschouwen, waarbij virtuele evenementen de norm worden tijdens de lockdown.

De meeste bedrijven hebben hun toevlucht genomen tot technologie die bij veel mensen bekend is geworden: software voor videoconferenties van Zoom of MS Teams.

Deze technologieën bestonden echter al vóór de pandemie en hoewel ze een alternatief bieden, bieden ze niet hetzelfde niveau van betrokkenheid als fysieke gebeurtenissen.

“De meeste platforms voor virtuele conferenties zijn gebouwd door externe leveranciers die geen evenementen organiseren”, zegt Paddy Cosgrave, mede-oprichter van Web Summit, een van de grootste technische conferenties ter wereld.

Aangezien er tools voor videoconferenties zijn gebouwd voor de massamarkt, in plaats van voor specifieke industrieën, zoeken organisatoren van evenementen en sponsors naar een alternatief.

Een mogelijkheid, opgepakt door The Moodie Davitt Report en retailmarketing- en designbedrijf FILTR, was het samenbrengen van bestaande producten in één systeem.

“We hebben gekeken naar de software die in de branche bestaat en we dachten dat geen van deze voldoende zou zijn om de merken aan te trekken die we nodig hadden om aan te trekken”, zegt Martin Moodie, oprichter van The Moodie Davitt Report, een publicatie die zich richt op reizen detailhandel.

Met behulp van bestaande software creëert het een virtuele versie van een fysiek evenement – waardoor mensen kunnen rondlopen en de verschillende stands kunnen bekijken en met merken kunnen communiceren door met mensen te praten in een chatformaat, allemaal vanaf hun laptop.

Het bedrijf integreert dit met mogelijkheden voor webconferenties en planningssoftware voor vergaderingen.

Maar voor sommige van de grotere conferenties is zelfs het integreren van deze producten niet per se voldoende. De Consumer Electronics Show (CES), die jaarlijks 170.000 afgevaardigden naar Las Vegas verwelkomt, gaat door met zijn evenement in 2021 in januari.

Jean Foster, senior vice-president van marketing en communicatie bij de Consumer Trade Association, die het evenement leidt, zegt dat de organisatie haar eigen digitale platform voor CES creëert, omdat ze verwacht dat de opkomst lager zal zijn als gevolg van het virus, en het schakelt daarom over op een hybride aanbod.

“We werken aan hoe dat platform eruit gaat zien … er is niets van de schaal en de mogelijkheden die we nodig hebben”, zegt Foster.

Web Summit heeft ook een volledig nieuw platform gecreëerd. De heer Cosgrave zegt dat netwerken voor de meeste zakelijke evenementen de belangrijkste reden is dat mensen aanwezig zijn. Het is ook van cruciaal belang voor het succes van een evenement, aangezien sponsors rechtstreeks kunnen communiceren met hun doelgroep.

Het team van de heer Cosgrave had al geprobeerd serendipiteit te ontwikkelen in het fysieke Web Summit-evenement, door mensen naast anderen te plaatsen die mogelijk wederzijdse interesses hebben. Nu het evenement, dat in december in Lissabon wordt gehouden, op zijn minst gedeeltelijk online zal zijn, heeft zijn team eraan gewerkt om die serendipiteit ook naar een online omgeving te laten stromen.

Het bedrijf haalt met toestemming informatie uit sociale media en de telefoonboeken van afgevaardigden om een ​​algoritme te maken dat overeenkomt met mensen met anderen die ze waarschijnlijk interessant zouden vinden of waarmee ze zouden willen praten.

“Afgevaardigden zullen de mensen zien die hen worden aanbevolen, terwijl andere mensen hen op een zeer persoonlijke manier zien”, zegt hij.

“Op het platform kunnen ze één-op-één videogesprekken met elkaar voeren, ze kunnen groepsgesprekken met elkaar voeren, of je kunt een groepsvideochat starten en mensen uitnodigen, of deelnemen aan vragen en antwoorden met sprekers.”

Sommige technologiebedrijven zien een gat in de markt waardoor bezoekers tijdens een evenement meer controle kunnen krijgen.

Box Bear Digital levert virtual reality-headsets (VR) aan klanten, die ze vervolgens onder de deelnemers kunnen verdelen. De headsets moeten worden teruggegeven nadat de conferentie is afgelopen.

Tijdens de VR-conferentie worden de aanwezigen vertegenwoordigd door hun eigen real-life avatars. Gebruikers kunnen aantekeningen maken op dia’s, bepaalde citaten laten transcriberen en naar e-mail sturen, inzoomen, hun standpunt wijzigen en interactie hebben met virtuele elementen.

“Het belangrijkste verschil is dat je volledig ondergedompeld en betrokken bent, je kunt niet ontsnappen zodra je de headset opzet”, zegt Graham Addison, global marketing director van farmaceut AstraZeneca, die de technologie heeft getest.

De toegevoegde waarde voor de organisatoren is volgens Box Bear Digital dat ze een beter idee hebben van wat het publiek doet, omdat de technologie kan volgen of de persoon zijn hoofd schudt of zijn hand opsteekt om een ​​vraag te stellen.

Over het algemeen kunnen organisatoren van evenementen niet hetzelfde bedrag aan inkomsten verdienen in een virtueel alternatief. Het houden van virtuele evenementen heeft echter tal van voordelen.

Meer zakelijke technologie

De parfummakers die niets kunnen ruiken
Waarom Hollywood meer dan ooit computerspellen nodig heeft
‘Afschuwelijke’ kantoren proberen arbeiders te verleiden
Het vinden van de ‘onzichtbare’ miljoenen die niet op kaarten staan
Hoeveel weet je baas van je?

Virtuele evenementen zijn veel goedkoper te organiseren en in een tijd dat bedrijven zich meer bewust zijn van het milieu, bieden ze een duurzaam alternatief voor mensen die van over de hele wereld naar binnen vliegen. Bovendien geven ze de organisatoren de mogelijkheid om kijkers van over de hele wereld, op verschillende tijdzones, te laten afstemmen en mogelijk ook betere sprekers voor het evenement aan te trekken, omdat ze niet hoeven te reizen.

Er is ook meer ruimte om uitkomsten te meten.

“We kunnen die mensen die het evenement organiseren constant vertellen hoeveel mensen erbij betrokken waren, hoeveel bezoekers ze hadden, hoeveel mensen hun inhoud hebben gedownload – je kunt dit niet op dezelfde manier meten voor een fysiek evenement”, zegt meneer Walker.

Desondanks kunnen veel organisatoren van evenementen het gebruik van deze virtuele evenementen alleen zien als een stop gap of als onderdeel van een algeheel hybride evenement in de toekomst. Misschien is dit de reden waarom Microsoft en Zoom niet snel zijn doorgegaan om nieuwe functies voor hun platforms te bieden.

‘Vier maanden na afsluiting, waarom is er niets nieuws op de markt? Misschien digitaal [events] Het is niet de moeite waard om in te investeren, want hoewel ze deel uitmaken van de mix, zullen ze niet het belangrijkste onderdeel van het evenement zijn, omdat mensen denken dat we snel weer normaal zullen worden ‘, zegt Parrott.

.